¿EN QUE CONSISTEN LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ?
Organización y Métodos, conocida universalmente por la sigla “O&M”, es una función especializada que busca lograr la máxima eficiencia y efectividad de los procesos burocráticos así como del control, de una empresa o institución. Ello se consigue mediante el estudio y el perfeccionamiento de la estructura organizativa y de los trámites y métodos vigentes.

 

EL FACTOR FUNDAMENTAL DE PRODUCCIÓN
Es importante destacar que para el análisis de Organización y Métodos, el factor fundamental de producción, en cualquier tipo de empresa, es el factor humano, por lo que se esforzará en conseguir, un adecuado ambiente de trabajo a fin de lograr la máxima eficiencia y productividad con el mínimo de esfuerzo, en el menor tiempo posible y al mínimo costo.

Sin embargo es importante tener en cuenta que el conflicto, la ansiedad, la confusión, la resistencia, aparecen con fuerza en el proceso de cambio organizacional, porque es propio de la naturaleza humana el temor a cualquier cambio o persona extraña.

 

NECESIDADES DE LOS SERVICIOS
“Podríamos afirmar que estamos en la era organizacional, porque actualmente todo emprendimiento debería estar basado en una organización adecuada y funcional, esto considerando los siguientes puntos:”

  • La crisis económica del país que afecta a la mayoría de nuestras empresas, exige la utilización racional de los recursos disponibles.
  • El avance acelerado de la tecnología nos permite afirmar que ningún sistema informático funcionaría, si las empresas o instituciones no estuvieran adecuadamente organizadas.
  • La necesidad de salvaguardar los activos y controlar la confiabilidad de los datos de la empresa exige el establecimiento de procedimientos operacionales que contemplan las normas estándares de control interno.
  • Para las empresas que atraviesan por un rápido crecimiento económico; aumentarán sus actividades, y sus directivos dedican la mayor parte del tiempo al planeamiento y control de los resultados, dejando a otros la tarea de organización.
  • Teniendo en cuenta las limitaciones de la mente humana, es muy difícil que un solo profesional pueda asimilar todos los conocimientos científicos técnicos y que, a la vez, disponga de tiempo para aplicarlos en la solución de los diferentes problemas organizacionales que se presentan.

 

De ahí la necesidad de los servicios de los analistas de O&M, profesionales especializados en técnicas de análisis generales, para diagnosticar y proponer las alternativas de soluciones, ya sea para una mejor organización administrativa, o para el establecimiento de mejores métodos de trabajo. Asimismo, para proporcionar a los directivos, gerentes y jefes, los consejos técnicos necesarios para la realización de una administración eficiente y eficaz.

 

FASES DE UN SERVICIO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

RECOLECCIÓN DE DATOS

A. Orientación preliminar del Analista
- Estudio del Organigrama.
- Estudio de todos los datos existentes sobre la organización o sobre los procedimientos en uso.
B. Orientación de los directivos, gerentes y jefes:
Entrevista con la máxima autoridad ejecutiva de la empresa, para ser presentado a los gerentes y jefes de la misma, en una reunión orientada antes del inicio de su trabajo.
C. Orientación del personal de la empresa:
Orientación sobre el objetivo del trabajo, al personal de la empresa, antes de iniciarlo. Buscará acordar con ellos el horario adecuado de la investigación.
D. Realización de las entrevistas:
La entrevista, es un proceso que tiene por objetivo principal descubrir los detalles del cargo o de las tareas realizadas por una o varias personas en una organización. Es recomendable se lleve a cabo en el propio lugar de trabajo en el horario de menor actividad.
E. Verificación de la exactitud de los datos obtenidos:
Hacer revisar y firmar a los funcionarios responsables, la información relevada.
Podrá hacer las correcciones que le sean indicadas.
F. Preparación de un resumen de las informaciones obtenidas:
Terminado el proceso de recolección de datos, debe hacer un resumen de todas las informaciones obtenidas.


 

ANALISIS DE DATOS

  En esta fase el analista realiza un análisis detallado de los datos obtenidos, delimitando los problemas e integrando las ideas, para sacar sus conclusiones sobre la organización, los procedimientos habitualmente utilizados, y establecer las alternativas de solución para cada caso analizado.

 

 

ANALISIS DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO

  Efectúa el análisis agrupando todas las actividades que realiza cada sector y determina la participación de los empleados en cada actividad.
O sea, específica las tareas de cada empleado para el cumplimiento de las actividades del sector, y consigna el tiempo empleado para la ejecución de las mismas.

 


ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

  • Prepara el método que mejor se adecue a cada proceso analizado (manuales).
  • Prepara el organigrama sugerido, si fuera el caso.
  • Prepara el fluxograma del método propuesto.
  • Presenta la propuesta a los directivos y funcionarios interesados, realizando reuniones con el fin de discutir la misma y efectuar las correcciones que correspondan a cada caso.
  • Logra la aprobación de las personas interesadas en el análisis. En este punto el analista procura llegar a un consenso con todas las personas interesadas, pues de ellas dependerá el éxito de su trabajo.

 

APLICACIÓN DEL NUEVO PROCEDIMIENTO:

  • Prepara el calendario de aplicación.
  • Provee de antemano los ejemplares del manual de procedimientos a todos los sectores interesados.
  • Se asegura de que se cumplan con las fechas establecidas.
  • Asiste a los directivos y sectores interesados en la aplicación de los nuevos métodos establecidos.